Digitale Ablagesysteme – Wie man sie alleine und gemeinsam sinnvoll nutzt

Neben dem eigenen PC oder Laptop, der der persönlichen Dateienerstellung und -ablage dient, ist es mittlerweile üblich geworden, auch von unterwegs, auf dem Tablet, Smartphone oder mit einem anderen Rechner, auf die eigenen Texte oder Bilder zuzugreifen. Eine Möglichkeit der Verwaltung der eigenen und gemeinsamen Dateienablage stellen digitale Ablagesysteme dar. Diese Programme unterstützen den Lehrenden, aber auch Seminargruppen, darin, alle gewünschten Dateien, wie Materialien und Fotos, auf allen eigenen Geräten verfügbar zu haben. 

Vor- und Nachteile von digitalen Ablagesystemen

Digitale Ablagesysteme lösen das Problem der verschiedenen Textversionen, das oftmals dann eintritt, wenn viele Leute an einem Text arbeiten, aber verschiedene Bearbeitungsstände haben. Sicher kennen Sie solche Probleme: Ein gemeinsam erarbeiteter Seminarplan liegt nun in vier Versionen vor und sie wissen nicht mehr genau was die aktuellste Version war. Die Klärung des Problems ist aufwändig und im schlimmsten Fall wurde die letzte Version gerade durch eine ältere überschrieben. Mit Hilfe von digitalen Ablagesystemen gehören diese Probleme der Vergangenheit an, denn die Texte stehen immer allen in der aktuellsten Version zur Verfügung. Zudem ist es möglich, größeren Mengen an Bildern oder Videos mit Anderen zu teilen, ohne dabei die E-Mail-Postfächer zu überlasten oder möglicherweise Gefahr zu laufen, dass die E-Mails gar nicht ankommen. Alle Fotos werden in einen digitalen Ordner abgelegt und für den gewünschten Teilnehmerkreis freigegeben.

Wird ein digitales Ablagesystem etwas intensiver genutzt und mehr Speicherplatz benötigt, fallen monatliche Kosten (ca. 10 Euro pro Monat) an.

Hinzu kommt, dass bei fast allen Ablagesystemen die Daten auch für den Anbieter des Dienstes einsehbar sind.

Einsatzbereiche für digitale Ablagesysteme

Digitale Ablagesysteme eignen sich sowohl für den eigenen Gebrauch und die Verwaltung der persönlichen Inhalte als auch für die gemeinsame Nutzung in Teams und zur Weitergabe von Inhalten an Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Die eigenen Dateien über ein digitales Ablagesystem zu organisieren, vereinfacht die Verwaltung der Dateien und den Zugriff über mehrere Geräte. Aus dem Ordner heraus, der sich auf den ersten Blick nicht von Ordnern auf einem Computer unterscheidet, kann an den Texten gearbeitet werden. Das erneute Speichern synchronisiert den Text auf allen Geräten gleichermaßen. Zudem ist es möglich, größere Datenmengen in den Ordnern abzulegen und damit automatisch an einem anderen Ort als dem eigenen Computer zu sichern. 

Für die Arbeit im Teams bieten digitale Ablagesysteme große Chancen. Es kann ein gemeinsamer Ordner angelegt und die anderen Teammitglieder dazu eingeladen werden mit an den Inhalten im Ordner zu arbeiten. Alle die gemeinsam in einem Ordner arbeiten, müssen sich jeweils registriert haben. Für jeden Ordner kann eingestellt werden, welche Personen wie darauf Zugriff erhalten, sodass das Ablagesystem auch für mehrere Projekte gleichzeitig eingesetzt werden kann und verschiedene Bearbeiter-Rollen eingestellt werden können. Zudem ist es möglich, über einen Link, den man beispielsweise per E-Mail versenden kann, ohne Registrierung einen Ordner weiterzugeben, dessen Inhalt andere herunterladen können. Dieses Vorgehen eignet sich, wenn man Projektfotos oder Seminarunterlagen aushändigen will.

CC-BY-SA-3.0 by Kristin Narr für wb-web